内部控制——销售收款循环

上一篇 / 下一篇  2008-08-26 12:05:54

销售收款循环包括:

 

订单入账/审核——资信——装运——开具账单——应收账款——收账——现金收入

 

一、订单入账及审核参照风险及内部控制措施如下:

序号
控制措施
参照风险
 
订单必须予以记录,记录的依据只能是客户的订货订单或其他证明客户正式订货的证据
A-1,A-2,A-3
 
在接受或装运新客户订货之前必须对其资信加以审查
A-4
 
客户要求的货物或劳务,如未作专门规定或与客户购货承诺不符,须经财务管理部门批准之后才可处理。
A-5
 
接受订单的正式确认书必须及时送至客户,除非合理的业务惯例另有其他规定。
A-6
 
订单在送交生产及或装运之前,必须有适当的证明并全面审核。需经审查的项目包括:有关的合同格式,购货订单条件,装运和支付条件,资信批准,适用税赋单据及计算,价格总金额,产品的适当性以及是否遵守联邦,州及地方政府的法律和规定及出口管制要求。
A-l,A-2,A-4,A-7,A-8
 
折扣和折让如超出事业总部/集团管理人员所规定的数额,需经市场营销部和财务管理部门批准
A-8
 
客户订单信息必须严加保护,未经授权不得接触。
A-9
 
未结清订单必须定期予以审查,以查明有无拖欠订单。拖欠订单应予以研究和解决。
A-10

 

参照风险:

 

A-1可能在没有有效的客户承诺的情况下制造和装运产品,或履行劳务。
 
A-2制造订单上的产品、数量、售价、付款条件、销售或运送地址可能有误。 
 
A-3可能根据无效订单支付销售佣金
 
A-4产品或劳务可能售给一未经核准或资信不足的客户,结果导致帐款无法收回。
 
A-5装运的产品可能与客户订单不符,并可能由客户转为个人使用。
 
A-6在制造和装运之前可能无法查明和更正订单的错误(如产品、数量、价格)
 
A-7不遵守政府规定可能导致巨额罚款、处罚及或出口优先权的丧失。
 
A-8可能接受、处理了管理部门不能接受的价格及或条件的订单。
 
A-9销货订单可能丢失、销毁或更改。保密资讯可能被利用,给公司造成损失。
 
A-10可能无法表明拖欠订单,结果导致客户不满及或撤销订单。
A-11销售和租赁合同在定价、条件、处罚条款或资信风险方面可能为管理部门所不能接受。

 

二、资信内控措施及参照风险

 

序号
内控措施
参照风险
 
单位内部均须制定正式的书面资信政策和程序,并已必须由事业总部/集团财务管理部门审查和批准。
B-1,B-2
 
必须对每一客户确立资信限额。在适当的情况下,“无限”资信额度是可接受的。必须在客户的资信记录上记入资信限额,资信限额必须以对于客户支付能力的审查为依据。应使用可靠的外部信息来确定这种限度。
B-2
 
在接受及或装运客户追加订货之前,必须审查经批准的资信限额和现有应收帐款余额。超出资信限额,需先经财务管理部门认可。
B-2
 
既定的客户资信限额必须至少按年度审查,以查明是否充分。在适当情况下,资信限额的调整必须由财务管理部门作出和批准。
B-2

 

 

参照风险:

 

B-1  资信审查方法不一致或者不充分
B-2产品或劳务可能售给未经核准的客户,或售给不能接受的资信风险对象,结果导致坏帐。

 

三、装运内控措施及参照风险

 

序号内控措施参考风险
 所有装运的产品或设备均需正当的授权C一1,C-2,C-3,C-4
 销售订单或装运授权应定期予以登记C-3,C-5,C—9
 所有发货必须准备适当准确的单据C-1,C-2
 所有装运的货物单据必须有编号控制。货运证明必须送交会计或开帐单部门。如果序号的完整性不是由计算机控制的,货运单据必须预先编号C-3,C-7,C-8
 必须从承运人那里获取货运证明,例如签字的提单,以确定产品或设备的实际和合法转让。这类单据必须始终反映实际装货日期C-3,C-6,C—7
 待装运的产品的类型和数量必须至少以抽查的方式予以核实C-2,C-4
 如良好的业务惯例所规定的。装运部门地点应与生产和验收设施划分开C-4
 进入装运地区必须仅限于被授权的人员C-4
 每一装运场所必须建立同销售截止程序,该程序必须经经营管理部门和有关财务管理部门批准C—7
 空白装运核准单,数控装运票据以及提单必须加以保护,防止未经授权的接触和使用C-8
 装运职能部门必须独立于开票和应收帐款职能部门C-3,C-10

 

参考风险:

 

C-1货物可能发往错误的或未经核准的客户,或发往错误的客户地点。
 
C-2装运的产品或数量可能出现误差;或者产品的装运可能提前、拖后、或违反出口管制及或海关要求。
 
C-3产品或货物可能已经装运,但未予开票据或未予记录。
 
C-4客户的货物可能被丢失,误放或盗用。
 
C-1货物可能发往错误的或未经核准的客户,或发往错误的客户地点。
 
C-2装运的产品或数量可能出现误差;或者产品的装运可能提前、拖后、或违反出口管制及或海关要求。
 
C-3产品或货物可能已经装运,但未予开票据或未予记录。
 
C-4客户的货物可能被丢失,误放或盗用。
 
C-5经核准装运的产品可能未装运。
 
C-6可能无法向承运人追偿其丢失的产品。
 
C-7由于完整的和准确的信息可能来送到会计或开票部门,收入和与之相关销售成本可能记入错误的会计期间。
 
C-8关于已装运的产品无法进行会计处理。未开票及或被盗用的发货可能无法查明。
 
C-9可能无法及时查明和解决拖欠或丢失的销货订单。
 
C-10可能发生有意制造差错或资产私吞问题。

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IT从业人全视野 引用 删除 光耀   /   2008-09-02 09:32:49
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