［秋风会计］几个EXCEL函数（秋风）

  做财务的，肯定要会灵活操作和运用EXCEL等办公软件。以下是我在操作时经常用到的函数和功能。
1.     SUM函数。
这是用的最多的也是最常见的函数，不用多说了。
2.     COUNT函数
这是常用的用于求单元格个数的统计函数，语法形式为COUNT(value1,value2, ...)。其中Value1, value2, ...为包含或引用各种类型数据的参数，注意，只有数字类型的数据才被计数。在计数时，COUNT函数将把数字、空值、逻辑值、日期或以文字代表的数计算进去；但是错误值或其他无法转化成数字的文字则被忽略。如果要统计逻辑值、文字或错误值，应当使用函数 COUNTA（语法形式和COUNT一样）。

3.     ROUND函数

这是用于四舍五入的函数。此时你会说，我可以直接设置EXCEL单元格，让它自动四舍五入，还要这个公式，岂不是麻烦？是的，我们可以在单元格设置小数位，让它显示为四舍五入后的值，但是这样的操作其实并没有真正四舍五入，它只是让数值外表似乎四舍五入了。不信，你可以试试以下操作：

在单元格内输入一个三位小数，如1.335，然后将单元格设置成保留两位小数后，数据将变成四舍五入的值，如1.34。此时，你将该单元格进行复制，挪到另一个单元格，单击鼠标右键，选择“选择性粘贴”（不是“粘贴”啊），在在出现的对话框中勾上“数值”，确定。你再看你粘贴的数据，它依然是三位小数，如1.335。你受骗了，呵呵！

财务不允许差一分一厘，所以上述单元格设置肯定不适用。怎么办？此时，我们可以用ROUND函数，它绝对可以帮你达到理想的效果。

假如上例中，我们要将1.335变为整数，上面已经说过，用设置单元格形式是不能从本质上解决问题的。我们来试试ROUND(number,num_digits)公式，其中number表示要四舍五入的对象，num_digits表示要保留的位数，如果保留小数位2为数，则num_digits为2，以此类推，保留整数位为0，保留百分位为-2。

如果要将单元格A1中的数字1.335变为整数，我们在指定单元格B1内输入公式ROUND（A1，0），然后我们就可以看到B1内的数字为1，用选择性粘贴该数，我们会发现它依然是1，证明1.335已经被完全四舍五入。

也许你会说，用得着这么麻烦吗？我手工直接把1.335改为1不就行了吗？是的，如果数据比较少，当然可以手工处理，但是如果你的数据达到上百上万组的话，你还会一个一个去手工处理吗？

与ROUND相似的函数还有ROUNDUP，靠近零值，向下（绝对值减小的方向）舍入数字；RUONDDOWN，远离零值，向上（绝对值增大的方向）舍入数字。

4.     ABS函数

此函数用来取数据的绝对值。比如我们要取-100的绝对值，只要输入公式ABS（-100）即可得到取值结果“100”。

5.     TRIM(text)函数

    我每个月都要进行至少一次数据透视，以对库存商品进行核对。财务结存和仓库、营销的结存数据之和相减应该等于零，否则就属于异常。刚开始做的时候，我曾经发现几乎每一个品号核对结果都不等于零，这肯定不对，然而经过一番要命的侦察，我查到了原因，发现仓库的每一个品号中都多了两个空格。如品号为“3209”，仓库其实是“3209 ”。这样当然不对了啊，所以我要进行处理，将品号中的空格去掉。然而仓库品号多达几百，我不可能一个一个去手工删除，只好用到一个公式：TRIM(text)。这个公式可以将文本中的空格字符去除。只要输入TRIM(“某单元格“)即可。
去掉文本中的空格还有一种方法，就是利用EXCEL中的“编辑”——“替换”功能，这个也比较简单，就不多说了。
6.     TEXT函数
将数字转换成文本格式的函数。
VALUE函数
是将代表数字的文本数值转换成数字格式。
7.     AVERAGE函数
取一组数据的平均值，这个比较常用，不用说了吧。
和其相似的有一个函数是MEDIAN函数，但是这个函数取的不是绝对的平均数，而是在这一组数据中查找最接近平均值的那个数。
8.     IF函数
这是一个比较有用的逻辑函数，它的使用也是非常灵活的，使用范围非常广，几乎所有的情况都可以用到它。它可以对多个函数进行无限嵌套设置。比如，我单元格内有A1，B1，C1三单元格，我要在C1中显示结果：当A1-B1大于零时，则显示实际值；当A1-B1小于等于零时，则显示零。此时我在C1中输入函数IF(A1-B1≤0,0,A1-B1)。
再如，我单元格内有A1，B1，C1三单元格，我要在C1中显示结果：当A1-B1小于零时，显示零；如果大于等于零，则有两种情况，一，当A1的绝对值大于B1时，显示A1的值；当A1的绝对值小于等于B1时，显示B1的值。则我们可以在C1中编辑公式“IF(A1-B1≤0,0,IF（（ABS（A1）)≤(ABS(B1)),B1,A1))”。
9.   VLOOKUP函数
我每个月都要做至少三次库存分类统计，统计的数据达数百组，如果用手工去分类的话，几天做下来，眼睛不知道还能不能睁开，而且也不能保证数据统计结果是否正确。用VLOOKUP函数，我只要用几分钟时间便完成这项工作。
假如我们有一组数据，要求按以下分类进行统计：

A	B
羊绒纱加工	羊绒纱
样纱	羊绒纱
丝绒纱	丝绒纱
丝绒纱加工	丝绒纱
精纺羊绒纱加工	精纺
精纺羊绒纱	精纺
精纺丝绒纱	精纺

我们可以现在EXCEL表中专门作一张分类对照表sheet1，对照表内容就是上表。然后设sheet2就是我们要处理的原始数据

A	B	C
	品号	产量
=VLOOKUP(B2,sheet1！A:B,2,false)	羊绒纱	6653.17
	丝绒纱	3566.1
	羊绒纱加工	19366.56
	样纱	1560.17
	精纺羊绒纱加工	9687.36
	精纺羊绒纱	723.89
	精纺丝绒纱	2911.51

我们现对此表按照要求进行分类，先在A列前插入一列，然后在此列的第2行（即“羊绒纱”所在行）写入公式“=VLOOKUP(B2,sheet1！A:B,2,false)”。如上图。
这个语法的意思就是：在表格SHEET1中A列和B列范围类精确查找与SHEET2相应行相符的行，然后将SHEET1第2列的内容显示在公式所在单元格内，如果没有匹配的数值，则显示错误值。
输入后，我们会发现，系统已经将我们的数据自动分类了。以下是分类后的数据。

A	B	C
分类	品号	产量
羊绒纱	羊绒纱	6653.17
丝绒纱	丝绒纱	3566.1
羊绒纱	羊绒纱加工	19366.56
羊绒纱	样纱	1560.17
精纺	精纺羊绒纱加工	9687.36
精纺	精纺羊绒纱	723.89
精纺	精纺丝绒纱	2911.51

         
剩下的工作，就是数据透视了，这样我们的工作会变得很简单。

当然，函数的使用是非常灵活的，我们在实际运用的时候，也不能死套，要根据实际情况，寻找最简便快捷的方法。
今天就和大家分享到此，以后有了好东西再与大家分享！